Como o X-NOTAS funciona

O afiliado da Shopee com CNPJ precisa emitir uma nota fiscal de serviço (NFS-e) para cada vendedor que pagou comissão extra no mês. O X-NOTAS faz esse trabalho a partir do relatório mensal da Shopee: confere os dados, prepara uma nota para cada vendedor e emite todas de uma vez, em lote.

O caminho em seis etapas

1. Empresa e certificado

   Cadastre a empresa que emite as notas, preencha a configuração fiscal com os dados do seu contador e envie o certificado digital A1 da empresa. Veja Cadastrar sua empresa, Configuração fiscal, campo a campo e Enviar o certificado para o X-NOTAS.

2. Importar o relatório do mês

   Baixe na Shopee o relatório mensal de comissões extras e envie em Importações. O X-NOTAS confere linha por linha e cria sozinho o cadastro dos vendedores novos. Veja Como importar o relatório da Shopee.

3. Completar os vendedores pendentes

   Quando falta algum dado do vendedor, como o CPF, o CNPJ ou o endereço, o cadastro fica Pendente de dados. Complete o que falta e a nota dele fica liberada, sem importar o arquivo de novo. Veja Completar o cadastro de um vendedor pendente.

4. Gerar a prévia e conferir

   Em Emitir notas, clique em Emitir em massa a partir de um lote e, na linha da importação, em Gerar prévia. A prévia mostra as notas preparadas, o valor total e quanto da franquia do plano o lote usa. Nada é emitido ainda. Veja Gerar a prévia das notas do lote.

5. Aprovar o lote

   Ao clicar em Aprovar lote, as notas seguem para a emissão na prefeitura. Veja Conferir e aprovar o lote.

6. Acompanhar, entregar e fechar o mês

   A tela do lote mostra o andamento, e quem aprovou recebe um e-mail quando ele termina. O vendedor com e-mail válido no cadastro recebe a nota por e-mail, com os arquivos XML e PDF. No fim, o fechamento do mês reúne o que foi emitido para o seu contador. Veja Acompanhar a emissão do lote e Fechamento do mês para o contador.

Uma nota por vendedor, em cada mês

Cada vendedor que pagou comissão extra é um tomador diferente, por isso recebe a própria nota, com o documento, o endereço e o valor dele. A conta é feita por competência, que é o mês do serviço informado no relatório.

O X-NOTAS não deixa existir duas notas ativas para o mesmo vendedor na mesma competência. Se você enviar o mesmo relatório outra vez, ele reconhece o arquivo e avisa. E se um vendedor do relatório já tem nota no mês, a prévia mostra isso em vez de criar outra. Veja Importar de novo o mesmo mês.

O que é livre e o que exige plano

Dá para conhecer o sistema com o seu próprio relatório antes de assinar. O plano e o certificado só são exigidos na hora de emitir.

Para emitir, a configuração fiscal também precisa estar completa. Os valores dos planos estão em Planos e preços, e o que fazer quando a emissão não sai está em Emissão bloqueada: plano, certificado ou configuração.

Quem faz cada etapa

Quem cadastra a empresa vira o administrador dela e pode convidar outras pessoas. O contador cuida da configuração fiscal, do certificado e dos dados da empresa, e também importa e emite. O operador importa, emite e consulta. Plano, pagamento e equipe ficam só com o administrador. Veja Convidar pessoas da sua equipe.