Completar o cadastro de um vendedor pendente
Encontre quem está pendente, veja o que falta e libere a nota sem reimportar o arquivo.
3 min de leitura Atualizado em 4 de novembro de 2026
Neste artigo
Um vendedor Pendente de dados é aquele cujo cadastro ainda não tem tudo o que a nota precisa. A importação aceita a linha dele, mas a nota não é emitida enquanto o cadastro não estiver completo. Completar é rápido e não exige reimportar o arquivo.
Onde encontrar quem está pendente
- Em , na aba Pendentes, que mostra quantos são. Passando o mouse sobre Pendente de dados, aparece Falta: e a lista do que falta.
- No sino de pendências, nos itens Vendedores pendentes de dados e Notas aguardando dados do tomador.
- Na importação, nas linhas Pendentes com o motivo Cadastro do vendedor incompleto, pelo link completar cadastro embaixo do nome da loja.
- Na prévia do lote, no quadro Notas bloqueadas por cadastro e no aviso de cada nota, com o link completar cadastro.
- Na própria nota, pelo botão Completar cadastro do tomador, que abre o cadastro direto no campo que falta e volta para a nota depois de salvar.
O que a nota exige
| Dado | Quando é exigido |
|---|---|
| CPF ou CNPJ Obrigatório | Sempre. Para vendedor de fora do Brasil, vale a identificação fiscal estrangeira no lugar. |
| Razão social / nome Obrigatório | Sempre. |
| Logradouro Obrigatório | Sempre, a não ser que o vendedor esteja marcado para emitir sem o endereço. |
| Número, Bairro, Município, UF e CEP Obrigatório | Para vendedor do Brasil, a não ser que ele esteja marcado para emitir sem o endereço. |
| Complemento, Inscrição estadual, Inscrição municipal Opcional | Não impedem a nota. |
| E-mail Opcional | Não impede a nota, mas sem ele ninguém a recebe. |
Em algumas cidades, o vendedor pessoa física que veio só com o CPF, sem endereço nenhum, não fica pendente: a prefeitura aceita a nota assim, e o X-NOTAS não cobra nome nem endereço dele.
Passo a passo
Onde encontrar Menu lateral Vendedores Pendentes
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Abra a aba Pendentes
Em , clique em Pendentes. Se precisar, use a busca por nome, razão social ou CNPJ/CPF.
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Clique em Editar
No alto do cadastro, a faixa amarela diz Cadastro pendente, falta: e lista os campos.
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Preencha o que falta
CPF e CNPJ entram com ou sem pontuação; o CEP, com ou sem hífen; a UF se escolhe na lista. Use dados conferidos, com o próprio vendedor ou na consulta pública de CNPJ da Receita Federal: o X-NOTAS não busca esses dados sozinho.
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Salve
Clique em Salvar vendedor. Aparece Vendedor atualizado. e o status passa a Completo.
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Aprove a nota
Na prévia, clique em Aprovar lote. Para uma nota só, abra a nota e use Aprovar emissão.
Salvar libera a nota, mas não emite
Ao salvar o cadastro, a nota que estava bloqueada fica liberada sem reimportar nada. Na prévia ela aparece com Cadastro liberado, esperando só a aprovação do lote. Mas ela continua como Pendente de dados do tomador até você aprovar. Só a aprovação manda a nota para a emissão.
A importação de onde ela veio também acompanha: o selo Concluída com pendências vira Concluída quando nenhuma nota do arquivo espera mais cadastro.
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