Como os vendedores entram no X-NOTAS

No X-NOTAS, vendedor é quem recebe a sua nota: o tomador do serviço. Você não precisa cadastrar um por um. A importação do relatório da Shopee cria e atualiza os cadastros sozinha, e nos meses seguintes reaproveita o que já foi cadastrado.

A importação cria e atualiza os cadastros

Para cada linha do relatório, o X-NOTAS procura o vendedor pelo ID da loja:

• Loja nova: o cadastro é criado com o que o relatório traz (documento, razão social, endereço, inscrição estadual e e-mail).
• Loja que já existe: só os campos vazios são preenchidos. Um campo que já tem valor nunca é sobrescrito. Se o arquivo trouxer um dado diferente, a linha da importação ganha o selo divergência e o cadastro fica como está.

Quando o relatório não traz tudo o que a nota precisa, o vendedor fica como Pendente de dados. A linha entra mesmo assim, e a nota dele espera você completar. Veja Completar o cadastro de um vendedor pendente.

O ID da loja é o que identifica o vendedor

O X-NOTAS reconhece o vendedor pelo ID da loja da Shopee, nunca pelo nome. A loja pode mudar de nome que o cadastro continua o mesmo. Isso tem três consequências práticas:

• sai no máximo uma nota por loja em cada competência, mesmo que a loja apareça em mais de um arquivo do mês;
• duas lojas com o mesmo CNPJ são dois cadastros, e cada uma recebe a sua nota;
• um vendedor cadastrado à mão sem o ID da loja não é reconhecido pela importação: quando a loja vier no relatório, nasce um segundo cadastro.

Quando cadastrar à mão

• Para emitir uma nota individual a quem não vem no relatório. Para Shopee, Mercado Livre e Amazon nem é preciso: o Acesso rápido da nota individual já cria o cadastro completo da plataforma. Veja Emitir uma nota individual.
• Para adiantar o cadastro de uma loja que ainda vai aparecer no relatório. Nesse caso, preencha o mesmo ID da loja que vem no arquivo.

O passo a passo está em Cadastrar ou editar um vendedor à mão.

A lista de vendedores

Onde encontrar Menu lateral Vendedores

Na lista de vendedores, as abas Todos, Pendentes e Completos estão sempre lá. As abas Sem e-mail, E-mail recusado e Estrangeiros só aparecem quando existe alguém nessa situação, com o número ao lado.

A busca aceita parte do nome da loja, a razão social ou o CNPJ/CPF, com ou sem pontuação. Ela não procura pelo ID da loja. Busca e aba se somam: dá para procurar só dentro de Pendentes, por exemplo.

A lista mostra 50 vendedores por página, em ordem alfabética. O botão Novo vendedor abre o cadastro manual.