Emitir uma nota individual

A nota individual serve para uma nota fora do lote: um vendedor que não veio no relatório, uma nota que faltou, ou a nota mensal para uma plataforma, como a própria Shopee. Ela segue as mesmas regras do lote: para emitir, a empresa precisa de plano ativo e de certificado A1, e a nota conta na franquia do mês.

Passo a passo

Onde encontrar Menu lateral Emitir notas Nota individual

1. Abra a tela

   Em Emitir notas, clique em Nota individual.

2. Escolha o vendedor

   No campo Vendedor (tomador), busque pelo nome da loja, pela razão social ou pelo CNPJ ou CPF, e marque o vendedor. Ao lado de cada um aparece Completo ou Pendente (passe o mouse para ver o que falta). Não encontrou? Use + Cadastrar novo vendedor: depois de salvar, você volta para esta tela.

3. Preencha a nota

   Competência, valor e descrição, como na tabela abaixo. As retenções são opcionais.

4. Clique em Preparar nota

   Aparece Nota preparada. Revise e aprove a emissão. e a tela da nota abre com o status Rascunho. Nada foi enviado ainda.

5. Aprove a emissão

   Confira os dados e clique em Aprovar emissão. Depois da confirmação aparece Nota enviada para emissão, o status atualiza em alguns segundos. A tela se atualiza sozinha até a nota ficar Autorizada ou Rejeitada.

Se o cadastro do vendedor estiver incompleto, a nota é criada mesmo assim, com o aviso Nota criada, mas o cadastro do tomador está incompleto: a emissão fica bloqueada até completar. Use o botão Completar cadastro do tomador na tela da nota e depois aprove.

Os campos da nota

Acesso rápido

Logo abaixo da busca, o Acesso rápido traz os botões Shopee, Mercado Livre e Amazon, com os dados fiscais já preenchidos. Um clique escolhe a plataforma como tomadora. Na primeira vez, o X-NOTAS cria o cadastro completo dela na sua empresa. Se você já tinha um vendedor com o mesmo CNPJ, ele é usado como está, sem alteração. Para a nota da Shopee, veja Nota da comissão padrão para a Shopee.

Retenções federais (opcional)

O bloco é para prestador fora do Simples, quando o tomador retém imposto na fonte. Informe a alíquota de cada imposto, como no portal da prefeitura. Campo vazio não retém. Ao escolher o vendedor, a tela explica se aquela nota deveria destacar retenção. Na tela da nota, antes de aprovar, o quadro Retenções federais desta nota mostra o valor de cada imposto, o total retido e o valor líquido previsto. Na dúvida, confirme com o seu contador.

Uma nota ativa por vendedor por competência

Vale a mesma regra do lote. Se o vendedor já tem nota naquela competência, o sistema não prepara outra e mostra a mensagem "Loja" já tem nota na competência AAAA-MM, com o status da nota existente como link, seguida da orientação certa para cada caso:

Envio ao vendedor

Nas notas do lote, o envio por e-mail ao vendedor que tem e-mail cadastrado é automático. Na nota individual ele é manual, porque ali cada envio é uma decisão sua. Com a nota autorizada, no quadro Entrega ao vendedor da tela da nota, clique em Enviar ao vendedor e confirme o e-mail. O selo Envio solicitado confirma que o pedido foi aceito, não que a mensagem chegou à caixa do vendedor. Se não quiser enviar pelo X-NOTAS, clique em Não enviar por aqui e mande o PDF por conta própria. Veja Baixar o PDF e o XML de uma nota.