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Emissão de notas

O que significa cada status de nota

Da preparação à nota autorizada: o que cada situação quer dizer e quando você precisa agir.

3 min de leitura Atualizado em 4 de novembro de 2026

Neste artigo

Cada nota tem um status, mostrado num selo colorido na lista de notas, na prévia do lote e na tela da própria nota. Ele diz em que ponto a nota está e se você precisa fazer alguma coisa. Enquanto a nota está a caminho da prefeitura, a tela dela se atualiza sozinha.

Os status, um a um

Status O que significa O que fazer
Rascunho Nota preparada na prévia do lote ou na nota individual, ainda não aprovada. Nada foi enviado. Conferir e aprovar: Aprovar lote na prévia ou Aprovar emissão na nota.
Pendente de dados do tomador Falta dado no cadastro do vendedor. A nota não foi enviada e não conta na franquia. Completar o cadastro e aprovar. Veja Notas bloqueadas por cadastro.
Aguardando aprovação A nota saiu da emissão antes de terminar, quase sempre por um clique em Parar emissão. Enquanto estiver assim, não conta na franquia. Corrigir a causa e usar Retomar emissão na tela do lote. Se a nota não for de um lote, fale com o suporte.
Aguardando emissão Aprovada, esperando a vez de ser enviada. Aguardar. A tela da nota se atualiza sozinha.
Processando Está sendo enviada à prefeitura agora. Nesse momento ela não pode ser cancelada. Aguardar o resultado.
Autorizada A prefeitura autorizou a nota. A tela mostra o número, o protocolo, o código de verificação e a data de emissão. Baixar o PDF e o XML e conferir a entrega ao vendedor.
Rejeitada A prefeitura recusou a nota, ou a emissão foi barrada antes do envio por algo da empresa, como plano, certificado ou configuração fiscal. A tela mostra o código, a mensagem e, quando há, a dica do que costuma resolver. Corrigir a causa e usar Reprocessar emissão. Veja Nota rejeitada: como corrigir e reprocessar.
Cancelada A nota foi cancelada. Na lista, o selo aparece riscado. Se ela estava autorizada, o cancelamento foi aceito pela prefeitura. Nada. As linhas do relatório voltam a ficar disponíveis. Veja Cancelar uma nota emitida.

"Conferir no portal" não é um status

Algumas notas rejeitadas trazem o código XN-CONFERIR-NO-PORTAL. Ele quer dizer que o sistema não conseguiu confirmar com a prefeitura se a nota chegou a ser criada. O status continua Rejeitada, mas o caminho é outro: não reprocesse antes de conferir no portal da prefeitura. O passo a passo está em Nota em conferência: o que fazer.

Filtrar a lista de notas

Onde encontrar Menu lateral Emitir notas

A tela Notas fiscais reúne todas as notas da empresa. No alto, os contadores de rascunhos, pendentes e notas aguardando emissão levam direto à lista filtrada. Logo abaixo, há um atalho para cada status, além de Todas. Quando a empresa tem vendedor de fora do Brasil, aparece também Tomador estrangeiro, que se soma ao status escolhido.

  • Buscar: loja, razão social, CNPJ ou número da nota.
  • Competência: o mês da prestação.
  • Vendedor e Lote: só mostram vendedores e lotes que têm nota.
  • Criada de e até: o intervalo pela data em que a nota foi criada no X-NOTAS, não pela data de emissão.

Clique em Filtrar para aplicar e em Limpar para voltar à lista completa. A tabela mostra Vendedor (tomador), Competência, Valor (R$), Status, Origem (Lote de importação ou Nota individual) e o link Ver detalhes. Se aparecer Nenhuma nota com esses filtros, as notas continuam lá: confira principalmente o intervalo de datas.

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O suporte do X-NOTAS atende pelo WhatsApp e pelo e-mail [email protected]. Conte o que aconteceu e, se puder, mande um print da tela.

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