Nota rejeitada: como corrigir e reprocessar

Uma nota fica Rejeitada quando a prefeitura recusou o documento ou quando o X-NOTAS barrou a emissão antes de enviar, por exemplo por falta de plano ou de certificado. Em geral, isso quer dizer que a nota não virou NFS-e. Ela não conta na franquia e nada se perde: você lê o motivo, corrige a causa e manda reprocessar.

Onde encontrar as notas rejeitadas

• No sino de Pendências, no alto da tela, o item Notas rejeitadas para revisar abre a lista já filtrada.
• Em Emitir notas, clique no filtro Rejeitada e, na linha da nota, em Ver detalhes.
• Quando um lote termina com notas não emitidas, a tela do lote mostra o botão Corrigir e reprocessar. O mesmo botão vem no e-mail de emissão concluída.

Leia o motivo

No detalhe da nota, o quadro vermelho mostra o código (como E0240) e a mensagem da prefeitura, do jeito que ela mandou. Logo abaixo, quando o X-NOTAS conhece o caso, vem O que costuma resolver: com a correção mais provável. A tabela Tentativas de emissão guarda o histórico de cada envio.

Os códigos mais frequentes estão em Os erros de rejeição mais comuns. Dois casos pedem outro caminho: o código XN-CONFERIR-NO-PORTAL (veja Nota em conferência: o que fazer) e a mensagem de erro interno com um código para o suporte (veja Apareceu um erro com código para o suporte).

Corrija na origem

Reprocessar sem corrigir devolve a mesma recusa e, em algumas cidades, cada tentativa gasta um número da numeração da empresa. Corrija primeiro onde o dado nasce:

Se a tela de correção do lote disser que as falhas são do sistema da prefeitura, e não do cadastro, não há o que corrigir do seu lado: fale com o suporte antes de reprocessar.

Reprocesse

Uma nota só: no detalhe dela, clique em Reprocessar emissão e confirme. Aparece a mensagem Nota reenviada para emissão. Acompanhe o status aqui.

As notas de um lote, de uma vez:

Onde encontrar Menu lateral Emitir notas Acompanhar Corrigir e reprocessar

1. Abra o lote

   Em Emitir notas, no quadro Lotes de emissão, clique em Acompanhar. O quadro mostra os 5 lotes mais recentes; para um mais antigo, abra uma nota dele e clique no link Lote #N.

2. Abra a correção

   Clique em Corrigir e reprocessar. O quadro Por que falharam agrupa as notas pelo mesmo motivo: uma correção costuma resolver várias.

3. Corrija

   Use os atalhos de Onde corrigir ou o link Corrigir cadastro de cada nota.

4. Mande de volta

   Clique em Reprocessar as N (N é o número de notas). As que ainda estiverem com o cadastro incompleto continuam bloqueadas, e a tela avisa quantas.

Ao reprocessar, a nota volta a contar na franquia. Se isso passar da franquia do mês, o excedente é pago antes da emissão, e a tela de correção do lote mostra o valor antes do botão.

Emitir sem o endereço ou sem o tomador

Quando a recusa é do endereço do vendedor (um CEP que não bate com o município, por exemplo) e a prefeitura aceita nota sem esse dado, aparece Emitir sem o endereço no detalhe da nota (na tela de correção do lote, Emitir sem o endereço (N)). A nota continua válida, porque quem identifica o tomador é o CPF ou o CNPJ, e volta para a fila na hora. O endereço fica guardado, e o vendedor passa a emitir assim nas próximas notas, até você desmarcar Emitir sem o endereço deste vendedor no cadastro dele.

Quando a recusa é da identificação (um CNPJ que a prefeitura ainda não reconhece, por exemplo), pode aparecer Emitir sem o tomador (no lote, Emitir sem o tomador (N)). A nota sai sem os dados de quem contratou o serviço, a prefeitura pode recusar assim mesmo e, em alguns serviços, o tomador define para qual município o ISS é devido: confirme com o seu contador antes. A escolha também vale para as próximas notas do vendedor; para voltar atrás, fale com o suporte.

Os dois botões só aparecem onde a prefeitura aceita. Mais detalhes em Vendedor sem endereço ou com endereço errado.