Nota em conferência: o que fazer

Às vezes a nota é enviada à prefeitura e a resposta não chega, ou chega de um jeito que não dá para ler. Nesse caso o X-NOTAS não sabe se a nota virou NFS-e e não reenvia sozinho: reenviar sem essa certeza poderia criar uma segunda nota para a mesma prestação. A nota para e espera a sua conferência.

Como reconhecer

• Na lista, a nota aparece como Rejeitada. Não existe um status próprio para a conferência: ela é um código dentro da nota rejeitada.
• No detalhe, o quadro vermelho traz o código XN-CONFERIR-NO-PORTAL.
• A mensagem explica o caso, com frases como Não foi possível confirmar na prefeitura se este RPS virou nota ou Esta nota foi enviada à prefeitura e a resposta não chegou. Muitas vezes ela informa a série e o número do RPS, o número provisório que a nota recebeu no envio.

Por que a nota parou

Depois do envio, o X-NOTAS pergunta à prefeitura o que aconteceu com a nota. Quando ela não responde, ou responde que não encontrou nada, isso não prova que a nota não existe: o sistema da prefeitura pode ter registrado a nota e falhado só na resposta. Por isso a decisão fica com uma pessoa, olhando o portal.

O que fazer

Onde encontrar Menu lateral Emitir notas Rejeitada Ver detalhes

1. Anote os dados da nota

   No detalhe, anote a série e o número do RPS (quando a mensagem trouxer), o vendedor, o valor e a data da tentativa, que está na tabela Tentativas de emissão.

2. Confira no portal da prefeitura

   Entre no portal de NFS-e da sua prefeitura com o acesso da empresa e procure a nota pelo número do RPS, ou pela data, pelo tomador e pelo valor.

3. Avise o suporte com o que encontrou

   Se a nota existe, mande o número da NFS-e e o código de verificação: a equipe registra essa nota no X-NOTAS, sem emitir outra. Se ela não existe, avise também: o suporte libera o reenvio.

Fale pelo WhatsApp ou por [email protected].

Quando várias notas param assim

Se várias tentativas seguidas da empresa terminam sem confirmação, o X-NOTAS interrompe o lote sozinho, para não mandar outras notas sem saber o que aconteceu com as anteriores. A tela do lote passa a mostrar Emissão interrompida e o número Fora da fila, mesmo que o texto diga que foi você quem parou. Fale com o suporte antes de clicar em Retomar emissão: a equipe confere primeiro se as notas sem confirmação viraram NFS-e.

Um aviso parecido: nota sem resposta definitiva

Há um caso vizinho, mais simples. A nota fica Aguardando aprovação, e a mensagem diz que ela foi entregue e está há alguns minutos sem resposta definitiva (antes dela, a tela diz que a prefeitura ou o sistema recusou, mas neste caso não houve recusa). Aqui o envio original continua guardado: na tela do lote, use Retomar emissão, e o sistema apenas consulta o resultado, sem reenviar. Para os outros status, veja O que significa cada status de nota.