Gerar a prévia das notas do lote

A prévia é o passo entre a importação e a emissão. O X-NOTAS transforma as linhas do relatório em notas preparadas, uma por vendedor, para você conferir com calma antes de aprovar. Gerar a prévia não emite nada: nenhuma nota vai para a prefeitura, a franquia do mês não é usada e não é preciso ter plano para chegar até aqui.

Antes de começar

• O relatório do mês precisa estar importado e com a importação concluída. Se ainda não fez isso, veja Como importar o relatório da Shopee.
• Só aparecem importações com situação Concluída ou Concluída com pendências. A que ainda está processando, ou que terminou em falha, fica de fora da lista.
• Qualquer pessoa da equipe da empresa pode gerar a prévia.

Passo a passo

Onde encontrar Menu lateral Emitir notas Emitir em massa a partir de um lote

1. Abra a tela de notas

   No menu lateral, no grupo Operação, clique em Emitir notas. A tela Notas fiscais abre.

2. Escolha o lote

   Clique em Emitir em massa a partir de um lote. A tela Gerar notas em lote lista as importações concluídas, da mais nova para a mais antiga, com as colunas Arquivo, Importado em, Linhas válidas, Já viraram nota e Ação.

3. Gere a prévia

   Na linha da importação, clique em Gerar prévia. Aparece a mensagem N nota(s) preparada(s) na prévia. e a tela Prévia das notas abre, com o nome do arquivo no título.

4. Confira antes de aprovar

   A prévia mostra a franquia do mês, o número de notas, o valor total e cada nota preparada. O que olhar em cada quadro está em Conferir e aprovar o lote.

Na coluna Ação, cada importação mostra uma de três coisas:

Se a tela mostrar Nenhuma importação concluída, ainda não há relatório pronto. O botão Ir para Importações leva até lá.

O que entra na prévia

• Cada linha válida vira uma nota com status Rascunho, pronta para aprovar.
• A linha que ficou pendente porque falta dado no cadastro do vendedor também vira nota, mas com status Pendente de dados do tomador. Ela espera o cadastro ser completado, sem precisar reimportar. Veja Notas bloqueadas por cadastro.
• A linha com valor zerado ou negativo (estorno ou ajuste) fica de fora: ela nunca vira nota sozinha.
• A descrição de cada nota vem da Descrição padrão do serviço da configuração fiscal da empresa, com o mês e o ano da competência no lugar dos marcadores. Antes de aprovar, dá para editar a descrição de uma nota na própria prévia.

Gerar a prévia não duplica nota

O X-NOTAS aceita uma nota ativa por vendedor em cada competência. Se um vendedor do arquivo já tem nota naquele mês, criada antes por outro lote ou por uma nota individual, a linha dele não vira nota nova. Nesse caso aparece a mensagem N vendedor(es) deste arquivo já tinham nota na competência, nada foi duplicado.

A prévia guarda esse registro no quadro Linhas que já tinham nota, com a quantidade e o valor somado. Quando a nota existente é da mesma competência, não há nada a fazer. Se o quadro apontar uma nota de outra competência ocupando o lugar desta, isso não se resolve no cadastro nem reenviando o arquivo: fale com o suporte informando a competência.

Clicar de novo, ou duas pessoas gerando a prévia ao mesmo tempo, também não cria nota em dobro. Quando não sobra nada para preparar, a mensagem é Este arquivo não tem linhas válidas disponíveis para gerar notas.